Führung im Home Office: 7 Strategien zum Erfolg mit virtuellen Teams

7 Strategien zu mehr Erfolg mit virtuellen Teams

Wir haben die 7 wichtigsten Strategien entwickelt, um ein virtuelles Team
besonders in unruhigen Zeiten zum Erfolg zu führen!

Nahezu jedes Unternehmen ist derzeit gezwungen, durch die COVID-19-Pandemie Alternativen zu entwickeln, wie sie den Betrieb aufrecht erhalten und erfolgreiche Zusammenarbeit organisieren können.

In vielen Unternehmen ist zwar die technologische Voraussetzung bereits
gegeben, der ergebnisorientierte Umgang jedoch
noch nicht erfolgreich umgesetzt. Die meisten Gespräche finden direkt zwischen
Menschen statt und insbesondere die Führungskräfte in den Unternehmen fühlen
sich wohler “live” zu führen.

Virtuelle Teams zu führen erfordert besondere Kompetenzen!

Wir haben für dich einen 7-Punkte-Plan entwickelt, der dich auch als Neuling im virtuellen Führen auf den richtigen Weg bringt!

7 Strategien zum Erfolg mit virtuellen Teams:

1. Vertrauen und Ergebnisorientierung!

In virtuellen Teams, die auf mehrere Orte – meistens das eigene zu Hause – verteilt sind, ist ein hohes Maß an Vertrauen das Allerwichtigste. Du kannst auf Distanz nicht überprüfen, ob alle konzentriert bei der Arbeit sind oder mal wieder das Smartphone checken oder in Social Media unterwegs sind!

Mitglieder eines virtuellen Teams müssen intrinsisch, aus sich selbst
heraus, motiviert sein. Wer nicht täglich mit Kollegen und Vorgesetzten im Büro
arbeitet, muss sich vor allem selbst organisieren können. Dinge müssen erledigt
werden, ohne dass jemand permanent daran erinnert. Der Umgang mit verschiedenen
Software-Tools, vor allem zur digitalen Kommunikation, gehört
selbstverständlich dazu. Ein nicht zu vernachlässigender Aspekt ist der Umgang
mit der gewissen sozialen Isolation, die die Arbeit im Homeoffice, fernab von
den Kollegen, mit sich bringt.

Mitarbeiter im Homeoffice hängen nur rum, pflegen ihren Instagram-Account
oder kümmern sich um die quengelnden Kinder? Niedrige Produktivität ist wohl
die Angst schlechthin bei der Führung virtueller Teams. Wie gehst du damit am
besten um?

Vertrauen in dein Team ist die Basis für den Erfolg. Natürlich ist es für
Budgetierung und Fakturierung oft nötig, Arbeitszeiten zu tracken. Nutze solche
Instrumente aber nicht vorrangig zur Anwesenheitskontrolle, solange du keinen
echten Grund dazu hast. Ob dein Team produktiv ist oder nicht, hängt nicht von
deiner Kontrolle ab. Ganz im Gegenteil: Fühlt sich ein Mitarbeiter übermäßig
kontrolliert, kann sich das negativ in der Motivation und damit auch in den
Arbeitsergebnissen äußern.

Ergebnisorientierung

Begeistere dein Team stattdessen für gemeinsame Ziele. Erschaffe eine Vision, hinter der alle stehen. Baue ein starkes Wir-Gefühl auf und lebe jeden Tag vor, was es heißt, für das Team das Beste zu geben. Feiere Erfolge. Gib so oft wie möglich aktiv Feedback, lobe und kritisiere konstruktiv. Binde die Teammitglieder in Entscheidungen ein.

Bei den meisten Tätigkeiten sagt die Arbeitszeit nichts über das Resultat
aus – das gilt für Teams im Büro wie für virtuelle Teams gleichermaßen. Wenn du
ein virtuelles Team führst, kommt es also auf Ergebnisorientierung  an.
Wer termingerecht und in hoher Qualität abliefert, braucht nicht weiter
kontrolliert werden. Hochqualifizierte und hochmotivierte Leute schätzen es
extrem, wenn du ihnen vertraust – sie werden es dir mit Loyalität zurückzahlen.

2. Teambuilding ist das A und O!

Für ein erfolgreiches Team ist die informelle, persönliche Ebene entscheidend um Spirit zu entwickeln. Der tägliche Smalltalk an der Kaffeemaschine oder in der Kantine ist keine Verschwendung von Arbeitszeit, sondern gehört einfach mit dazu. Wer im Homeoffice arbeitet ist trotzdem ein soziales Wesen und sucht persönlichen Anschluss, braucht manchmal Aufmunterung oder einfach jemanden zum Quatschen.

Organisiere feste Rituale, gerade in außergewöhnlichen Situationen
haben Menschen Bedarf zu kommunizieren!

Hebe dabei die täglichen Erfolge jedes Einzelnen hervor, richte den Blick
auf Stärken!

Was ist Dir heute gelungen? Worüber hast Du Dich besonders gefreut?

Abseits solcher Höhepunkte ist es deine Aufgabe als Teamleiter, die
persönliche und zwanglose Kommunikation innerhalb deines Teams zu fördern.
Animiere dein Team sich vor oder nach regulären Meetings oder auch zum Kaffee
oder Lunch per Videokonferenz zu treffen. Solche Rituale stärken den
Team-Spirit enorm und wirken der sozialen Isolation entgegen. Nicht zu
unterschätzen ist auch der kreative Effekt, den solche informelle Kommunikation
auf ein Team hat: Die besten Ideen entstehen selten im Meeting, sondern beim
Kaffee und den Plausch zwischendurch.

Ermutige dein Team, auch neben der Arbeit untereinander Kontakt zu halten.
Persönliche Kommunikation untereinander während der Arbeitszeit sollte nicht
nur geduldet sein, sondern erwünscht – solange die Arbeit darunter nicht
leidet.

3. Definiere feste Regeln für dein virtuelles Team!

Jedes “normale” Team hat ein ungeschriebenes Regelwerk. Wer ist für welches
Thema zuständig? Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie findet die
Kommunikation im Team statt? Wie werden Konflikte gelöst? Ist es in Ordnung,
tagsüber auch mal Privates zu erledigen? Wann kann man Urlaub nehmen?

Solche Normen wurden festgelegt oder haben sich irgendwann im Team
etabliert und werden von neuen Teammitgliedern relativ schnell übernommen. In
virtuellen Teams ist dieser Prozess schwierig, da man einfach nicht lange genug
zusammen ist. Ohne solche Normen entsteht Unsicherheit. Als Teamleiter musst du
diese Lücke schließen. Definiere so früh wie möglich mit deinem Team interne
Guidelines, wie ihr in Zukunft zusammenarbeiten wollt. Dazu gehören Fragen wie:

  • Wann finden Meetings und andere Termine statt?
  • Wie sind die Arbeitszeiten geregelt? Gibt es eine Kernarbeitszeit?
  • Wie wird die eigene Arbeit dokumentiert?
  • Welche Tools und welche Kommunikationskanäle werden für welche Zwecke genutzt?
  • Welche Umgangsregeln gelten, zum Beispiel im Chat oder in einer Videokonferenz?
  • Wie wird mit Fehlern oder Konflikten zwischen Teammitgliedern umgegangen?

Es wäre ein Fehler, zu glauben, diese Dinge würden sich von selbst regeln.
Deshalb solltest du die gemeinsam besprochenen Regeln und Normen dokumentieren
und für alle zugänglich machen. Ermutige deine Teammitglieder, nachzufragen,
wenn unklar ist, wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten sollen.

4. Kommuniziere klar und effizient!

Klare Kommunikation ist in virtuellen Teams enorm wichtig, wenn es mit der
Zusammenarbeit klappen soll. Einerseits muss alles Wichtige besprochen werden.
Andererseits darf die Kommunikation nicht ausufern – das kann auf digitalen
Plattformen schnell passieren.

Vieles bespricht man am besten direkt. Ein wöchentliches Teammeeting per
Videokonferenz sollte fester Bestandteil jeden virtuellen Teams sein. Darin
besprichst du mit deinem Team den Status der aktuellen Projekte, die Aufgaben
für die Woche und andere Themen, die gerade aktuell sind.

Videokonferenzen haben gegenüber Telefonaten den Vorteil, dass die
Teilnehmer konzentrierter sind. Man wird ja gesehen. Zeichne wichtige Meetings
auf und stelle sie allen zur Verfügung. So entstehen weniger Missverständnisse,
weil jeder nachgucken kann, was genau besprochen wurde. Ein kurzes Protokoll zu
jedem Meeting ist für jeden einsehbar.

Lege mit deinem Team fest, welches Medium für welche Art der Kommunikation
verwendet wird. Ein Chat eignet sich für schnelle Nachfragen beim Kollegen.
Wichtige Infos, die für alle relevant sind, sollten dagegen lieber in einen
Kommentar für alle ersichtlich im Projektmanagement-Tool geschrieben werden.

Um Missverständnissen und langgezogenen Diskussionen vorzubeugen, sollten
Probleme und heikle Themen besser persönlich per Telefon oder Videochat
besprochen werden und hierbei auf Chats lieber zu verzichten.

5. Projektmanagement und Zusammenarbeit organisieren

Sitzt ein Team nicht gemeinsam am selben Ort, bekommen die einzelnen
Mitglieder im Alltag nicht mit, woran die anderen gerade arbeiten, wann
einzelne Aufgaben fertig werden und wo ein Projekt gerade steht.

Ein zentrales Tool, wie z.B. Microsoft Teams sorgt in deinem Team dafür,
dass die Arbeit trotzdem möglichst reibungslos klappt. Alle Aufgaben sollten
darin den einzelnen Mitgliedern zugewiesen werden, der Fortschritt dokumentiert
und wichtige Infos hinterlegt werden. So kann sich jeder einen Überblick
verschaffen. Unnötige Wartezeiten wegen unerledigter Aufgaben oder Rückfragen
werden so vermieden.

Achte bei der Auswahl geeigneter Tools darauf, dass sie euren Anforderungen entsprechen und die tägliche Arbeit wirklich erleichtern. Nichts ist schlimmer als ein Sammelsurium verschiedener Lösungen, die nicht genutzt werden, mehrfache Datenpflege erfordern und schlimmstenfalls von der Arbeit abhalten.

6. Wissen und Informationen im Team verbreiten

Wie kannst du sicherstellen, dass wichtige Informationen bei allen im Team
ankommen? Informationslücken machen sich in verteilten Teams oftmals viel
stärker und leider auch negativer bemerkbar. Der typische „Flurfunk“ und auch
der Plausch im Pausenraum fehlen. Daher bedarf es einer vollständig und gut
strukturierten formellen Wissensbasis.

Um Informationen zu laufenden Projekten, relevanten Themen und aktuellen
Herausforderungen zu ermöglichen, ist die formelle Dokumentation notwendig.
Wikis eignen sich für verteilte Teams sehr gut als zentrale Knowledge Base.
Bereichsverantwortliche, entsprechend ihrer Expertise, werden festgelegt und
die Arbeit an der Dokumentation sollte zum festen Bestandteil des Projektzyklus
werden.

Auch unterstützt ein Wiki das Pull-Prinzip bei der Informationsverbreitung.
Jeder Einzelne hat zwar als Bereichsverantwortlicher eine Informationspflicht
gegenüber seinem Team, aber auch jedes Teammitglied ist in der Pflicht, sich
selbstständig zu informieren. Reine „For your information“-Mails können
vermieden werden und weder du noch dein Team werden aus der Konzentration
gerissen.

7. Die Rolle als Führungskraft aktiv wahrnehmen!

Bei der Führung virtueller Teams ist der persönliche Kontakt genauso wichtig wie bei klassischen Teams. Rufe sie “einfach mal so” an, wenn du gerade fünf Minuten Leerlauf zwischen zwei Termin hast. Ein monatliches Mitarbeitergespräch, in dem nicht nur über Projekte geredet wird, sollte das Mindeste sein. Frage aufrichtig, wie es geht, was Frau, Kind und Hund so machen. Höre zu. Versuche herauszufinden, wie es um Stimmung und Motivation steht. Frage, was du tun kannst, um Arbeit und das Klima im Team angenehmer zu machen.

Sei nie zu beschäftigt, um ein offenes Ohr für die Probleme des Teams zu
haben. In virtuellen Teams besteht die Gefahr, dass miese Stimmung und
Konflikte erst spät offensichtlich werden. Als Teamleiter bekommst du davon
nichts mit und keiner aus deinem Team traut sich, dich damit zu behelligen.
Sieh und höre deshalb genau hin, was in deinem Team passiert. Erkennst du
Konflikte zwischen Teammitgliedern, sitze sie nicht aus. Sprich mit den
Beteiligten oder mit dem ganzen Team, moderiere und finde eine gemeinsame
Lösung. Gehe mit gutem Beispiel voran und lebe vor, wie ein starkes Team
zusammenhält.

Die Menschen machen ein Team aus. In einem verteilten Team ist das genauso.
Wenn sich virtuelle Teams in hohem Grad selbst organisieren, wirst du als Teamleiter weder überflüssig noch
beschränkt sich deine Rolle auf die Schnittstelle zwischen Team und
Unternehmen.

Fazit

In virtuellen Teams sind klassische und neue Führungskompetenzen noch
stärker gefordert: Das Team untereinander zu
vernetzen, alle zu fördern, permanent zu motivieren, zu moderieren, sich zu kümmern, Vorbild und
Identifikationsfigur zu sein. Der Erfolg des Teams hängt in großem Maße von dir
als Führungskraft ab. Mach deine Hausaufgaben und arbeite permanent an deinem
“virtuellen Führungsstil”.

Dann wird dein virtuelles Team keine Notlösung sein, sondern ein echtes
Modell für die Zukunft.

Als Führungskraft hast du den größten Einfluss darauf, ob Vertrauen und
Zusammenhalt innerhalb deines Teams wächst. Dass dein Team nicht bei dir im
Büro sitzt, heißt nicht, der menschliche Aspekt deiner Führung wäre weniger
wichtig. Gerade wegen der räumlichen Distanz deines Teams musst du eure
Beziehungen noch aktiver pflegen.

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