Wissenstransfer in Unternehmen: Wie wird Wissen allen Mitarbeitern zugänglich gemacht?
Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, verliert das Unternehmen nicht nur den Mitarbeiter, sondern auch wertvolles Wissen. Um den Abgang von Wissen aus dem Unternehmen zu vermeiden, helfen verschiedene Konzepte beim Wissenstransfer im Unternehmen. Mitarbeiter sammeln im Laufe ihres Arbeitslebens viel Wissen und wichtige Erfahrungen. Dieses Wissen ist für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es sichert den Erfolg. Dazu gehört beispielsweise, wie bestimmte Arbeitsprozesse ablaufen. Wie kann Wissen im Unternehmen gesichert werden? Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, kann Expertenwissen verloren gehen. Das Konzept des Wissenstransfers trägt dazu bei, Wissen zu sichern und an andere Mitarbeiter weiterzugeben. Dabei ist es wichtig, das Konzept an die Struktur im Unternehmen anzupassen und zu standardisieren. Zudem gibt es die Möglichkeit, den Wissenstransfer als festen Bestandteil der Unternehmensleitlinien einzuführen. Methoden des Wissenstransfers Es gibt verschiedene und zahlreiche Methoden um den Wissenstransfer sicherzustellen. Um Wissen zu dokumentieren und weiterzugeben, dienen Checklisten, Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen als Grundlage. Die Verwendung von Methoden ist hilfreich, die den Mitarbeitern einerseits das eigene Wissen verdeutlichen und andererseits dabei helfen, die Arbeitsabläufe zu reflektieren. Folgende Methoden werden in der Praxis häufig genutzt: Altersgemischte Teams Wie der Name schon sagt, ist ein altersgemischtes Team eine Arbeitsgruppe mit Mitgliedern aus verschiedenen Generationen. In diesem Umfeld können ältere Mitarbeiter ihr Wissen an junge Mitarbeiter weitergeben und auch umgekehrt von ihnen lernen. Der Wissenstransfer erfolgt einerseits durch den kontinuierlichen Austausch und andererseits durch die gemeinsame Bewältigung von Aufgabenstellungen. Es gibt einen ständigen Wissensfluss zwischen erfahrenen und weniger erfahrenen Mitarbeitern. In der gemeinsamen Arbeit erfolgt der Wissenstransfer fast von selbst. Daher ist weder eine vorherige Analyse des zu übertragenden Wissens, noch eine besondere Überwachung erforderlich. Junge Mitarbeiter können schneller praktische Erfahrungen sammeln und sich schneller ins Thema, das Unternehmen und Arbeitsabläufe einfinden. Erfahrene Mitarbeiter profitieren von anderen Perspektiven auf vielleicht bereits eingefahrene Prozesse. Teams gemischten Alters haben ein großes Potenzial. Sie kombinieren verschiedene Fähigkeiten: Neugier, aktuelles Fachwissen und neue Methoden der Jüngeren sowie Erfahrung, Qualitätsbewusstsein und soziale Integrität der Älteren. Dadurch ergeben sich vielfältige Perspektiven und neue Herangehensweisen zur Lösung von Herausforderungen. Die Effizienz der Gruppe nimmt zu. Lerntandem Das Lerntandem ist eine konzentriertere Form des Wissenstransfers. Erfahrene und unerfahrene Mitarbeiter arbeiten im Team zusammen, um bestimmte Aufgaben in begrenzter Zeit zu erledigen. Wenn die Fähigkeiten weniger erfahrener Mitarbeiter zunehmen, können sich erfahrene Mitarbeiter schrittweise aus der Position zurückziehen. Sie können Lerntandems flexibel und ohne viel Vorbereitung in Ihrem Unternehmen einführen. Sie eignen sich besonders zur Übergabe von Schlüsselpositionen. Durch die enge Zusammenarbeit können Sie neue Mitarbeiter schneller trainieren. Sie können einen höheren Lernerfolg erzielen, weil sie sich besser an das Wissen erinnern können, das Sie durch konkrete Handlungen gewonnen haben. Die Arbeit in Lerntandems erfordert gegenseitiges Vertrauen. Die Lernpartner müssen die Weitergabe von Wissen wollen. Wird diese Maßnahme von Vorgesetzten auferlegt, führt sie nicht zum erfolgreichen Wissenstransfer. Die Person, die ihr Wissen teilt, verliert dadurch ein gewisses Maß an Macht. Um Vertrauen aufzubauen, müssen bei der Kombination der Lernpartner die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Welche Mitarbeiter arbeiten gerne zusammen? Welche verstehen sich nicht? Mentoring Beim Mentoring werden unerfahrenere Mitarbeiter (Mentees) mit erfahrenen Mitarbeitern (Mentoren) zusammengebracht. Im Gegensatz zu Lerntandems haben die beiden Parteien keine gemeinsamen Aufgaben. Stattdessen fungiert der Mentor als Ansprechpartner und Ratgeber. In einem begrenzten Zeitraum werden die Mentees in ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung unterstützt. Der Mentor kann den Mentee durch sein Netzwerk unterstützen, ihn wichtigen Entscheidungsträgern im Unternehmen vorstellen und ihm die internen Regeln und Besonderheiten des Unternehmens erklären. Mentoring ist eine praktische und individuelle Personalentwicklungsmethode. Die Mentees erweitern ihr Fachwissen, indem sie sich mit den Kenntnissen, Fähigkeiten, Werten und Perspektiven des Mentors vertraut machen. Diese Maßnahme eignet sich besonders für Nachwuchskräfte, die Sie auf eine Fach- oder Führungsposition vorbereiten wollen. Wenn zwischen dem Mentor und dem Mentee eine gute Beziehung besteht, kann sehr schnell eine hohe Lernerfolgsrate erreicht werden. Die Einarbeitung wird dadurch erleichtert. Der Mentee stellt auch durch das soziale Netzwerk, was ihm der Mentor zur Verfügung stellt, eine stärkere Verbindung zum Unternehmen her. Eine Atmosphäre der Offenheit und des Vertrauens ist Voraussetzung für ein erfolgreiches Mentoring. Die Chemie muss passen. Besonderes Augenmerk sollten Sie auf die hierarchische Struktur legen. Die Praxis zeigt, dass Mentoring fehlschlägt, sobald eine Machtbeziehung zwischen den Teilnehmern entsteht. Wenn der Mentor der Ansicht ist, dass seine Position im Unternehmen gefährdet ist, kann dies zu Konflikten führen. Daher sollten Sie die möglichen Konfliktpotenziale bei der Zusammenstellung von Mentoring-Partnern berücksichtigen. Ein gut funktionierendes Mentoring erfordert ein hohes Maß an Offenheit von den Teilnehmern und vor allem viel Input vom Mentor. Er sollte über soziale Fähigkeiten, jahrelange Berufserfahrung und eine gewisse Stellung im Unternehmen verfügen. Darüber hinaus muss dem Mentor die Unterstützung und Entwicklung des Mentees wichtig sind. Lessons Learned Lessons Learned sind Erkenntnisse, die auf tatsächlichen Erfahrungen basieren und von Mitarbeitern bei der Ausführung ihrer Arbeitsaufgaben gewonnen werden. Diese Erkenntnisse stammen sowohl aus positiven als auch aus negativen Erfahrungen und müssen entsprechend dokumentiert werden. Lessons Learned können einen erheblichen Mehrwert für neue Projekte darstellen, beispielsweise durch die Vermeidung von Fehlern aus vergangenen Projekten. Diese Wissenstransfermaßnahme hilft dabei, Prozesse zu optimieren. Wir empfehlen, den Projekt- oder Teamleiter mit der Vermittlung der Lessons Learned zu beauftragen. Die aktive Teilnahme einiger Teammitglieder ist ebenfalls erforderlich. Das gesamte Team muss über den Einsatz dieser Maßnahme und dem geplanten Vorgehen informiert sein. Die Umsetzung beginnt mit dem Sammeln aller Erfahrung aller aktiv beteiligten Mitarbeiter. Dabei sind sowohl positive als auch negative Aspekte wichtig. Sie sollten die in jedem Projekt gesammelten Erfahrungen in regelmäßigen Workshops vorstellen und diskutieren . Wichtige Fragen, wie die folgenden können Orientierung geben: Was war das ursprüngliche Ziel? Hat sich die Zielsetzung verändert und wenn ja, inwiefern? Waren die Kompetenzen richtig verteilt? War die Vorgehensweise passend? Wo gab es Herausforderungen und Risiken? Hätten sie vermieden werden können? Was ist gut gelungen und kann auch in Zukunft weitergeführt werden? Die Ergebnisse müssen gemeinsam analysiert und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. FAQ-Sammlung Eine FAQ-Sammlung ist eine Zusammenstellung von Antworten auf grundlegende und regelmäßig auftretende Fragen zu bestimmten Themen und Herausforderungen. FAQ-Sammlungen können zur Lösung von Problemen und zur Beseitigung von Unklarheiten beitragen. Dies
Die lernende Organisation – Hinweise für Ihr Unternehmen
Die Änderungen unserer Zeit, die die gesamte Gesellschaft betreffen, führen dazu, dass Unternehmen und Organisationen sich mit bisher unbekannten Problemen konfrontiert sehen. Für die neuen Herausforderungen – das Schlüsselwort VUKA, insbesondere die aktuelle Corona-Krise – müssen sich Organisationen immer an die dauerhaften Auswirkungen der veränderten Umwelt anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Druck dieser Transformation ist derzeit deutlich zu spüren. Berufe mit organisatorischem Lernen erhalten daher jetzt besondere Aufmerksamkeit, da Wissen mehr denn je ein organisatorischer Erfolgsfaktor ist. Lernende Organisationen befinden sich in einem kontinuierlichen Lernprozess. Sie sind in der Lage sich selbst und ihr Verhalten zu hinterfragen und sich aus den resultierenden Antworten weiterzuentwickeln. Was ist eine lernende Organisation? Eine einheitliche Definition des Begriffs „lernende Organisation“ gibt es in der einschlägigen Literatur nicht, aber darunter wird im Allgemeinen eine anpassungsfähige, auf äußere und innere Reize reagierende Organisation verstanden, die sich kontinuierlich weiterentwickelt. Wandel ist in der lernenden Organisation demnach nichts Außergewöhnliches, sondern der Normalfall und ständig an der Tagesordnung. Ziel der lernenden Organisation ist es, das Lern- und Wissenspotenzial der Mitarbeiter (und damit der gesamten Organisation) zu vergrößern, um die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Das Konzept ist wissens- und innovationsorientiert. Deshalb spielen das Wissensmanagement und das Innovationsmanagement hier eine große Rolle. Die Fähigkeit zur Veränderung ist entscheidend für den Erfolg von Organisationen. Die beiden Merkmale dieses Erfolgskriteriums sind hier gleich wichtig. Ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit fördert einerseits den dauerhaften Erfolg. Wer schnell und zielgerichtet reagieren und ernsthaft mit den sich ständig ändernden Zeiten umgehen kann, hat die besten Überlebenschancen auf dem Markt. Andererseits spielt auch die Innovationsfähigkeit eine zentrale Rolle. Wir müssen Veränderungen fördern und nach neuen Innovationszielen streben, um zukunftsorientiert und schrittweise handeln zu können. Das Konzept der lernenden Organisation bietet einen nachhaltigen Weg für innovative und anpassungsfähige Unternehmen. Dieser Begriff wurde von Peter M. Senge bereits in den 1990er Jahren geprägt und beschreibt fünf Disziplinen lernender Organisationen. Senge glaubt, dass Wissen in Organisationen durch innere und äußere Faktoren angehäuft wird. Wenn sich Mitglieder einer Organisation darauf beschränken, nur aus Ihrer eigenen Erfahrung zu lernen, stellt dies ein Lernhemmnis dar, da dadurch neue Einflüsse von außen außer Acht gelassen werden. Diese Lernbarrieren müssen Organisationen überwinden. Wie lernt eine Organisation? Nur wenn die Mitglieder einer Organisation über die erforderlichen Fähigkeiten und Motivation verfügen und diese einsetzen, können sie sich weiterentwickeln. Jeder Mitarbeiter trägt mit seiner persönlichen Einstellung zum Lernverhalten des Unternehmens bei. Kompetente und lernbereite Mitarbeiter allein bilden keine lernende Organisation. Damit Mitglieder einer Organisation ihre Fähigkeiten aktiv einbringen können, sind bestimmte Strukturen erforderlich, die das Lernen fördern. Was sind die Vorteile einer lernenden Organisation? Einerseits kann ein anpassungsfähiges Unternehmen auch unter unerwarteten Umständen noch Maßnahmen ergreifen und handlungsfähig bleiben. Dies sichert das Überleben des Unternehmens in Krisenzeiten. Andererseits können Mitglieder der Organisation durch die Umsetzung dieses Konzepts ermutigt werden, ihr Engagement für den Erfolg des Unternehmens zu nutzen und innovative Ideen vorzuschlagen. Ein hohes Maß an Innovation ermöglicht es Unternehmen, den Markt aktiv zu gestalten und als treibende Kraft zu wirken. Wie wird das Konzept der lernenden Organisation umgesetzt? Strukturelle Rahmenbedingungen sind die Voraussetzung und bis zu einem gewissen Grad die Grundlage, damit die Mitglieder einer Organisation lernbezogene Fähigkeiten entwickeln und so die Entwicklung des Unternehmens positiv beeinflussen können. Eine offene Feedback-Kultur ermöglicht es den Mitgliedern, ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiterzuentwickeln, beispielsweise indem sie ihren Entwicklungsstand verstehen. Durch transparentes Fehlermanagement können Mitarbeiter ihre Fehler offen beheben und daraus lernen. Durch die Kommunikation von Strategie und Vision können Mitglieder der Organisation ihre Handlungen an ihnen ausrichten und so zur Erreichung des Gesamtziels beitragen. Senge beschreibt fünf Disziplinen, die für die Entwicklung einer lernenden Organisation notwendig sind: Personal Mastery Personal Mastery beschreibt die Disziplin der Selbstführung und Persönlichkeitsentwicklung. Sie umfasst den Prozess des lebenslangen Lernens in Bezug auf persönliche Ziele und Visionen, persönliches Wachstum und kreative Lebensansichten. Mitarbeiter mit einer starken Ausprägung der Personal Mastery gelten als anpassungsfähig und engagiert, mit hoher Verbundenheit zum Unternehmen und ihrer Arbeit. Sie lernen aktiv und schnell. Sie sind die Eckpfeiler einer lernenden Organisation. Mentale Modelle Mentale Modelle sind explizite und implizite Grundannahmen von Mitarbeitern. Unsere Gedanken über Zustände, Situation und die Realität entsprechen nicht unbedingt den Gedanken anderer. Mentale Modelle beschreiben Glaubenssätze, die in unserem Unterbewusstsein verankert sind und unsere Handlungsfähigkeit beeinträchtigen können. Daher ist es wichtig, sie zu entdecken, zu hinterfragen und gemeinsam zu ändern. Im Zentrum steht dabei die Offenheit, um konstruktiv und fair auf neue Dinge zu stoßen, die Fähigkeit, mit Konflikten umzugehen, konstruktiv mit unterschiedlichen Ansichten und Flexibilität umgehen zu können, um sich schnell und vollständig an das eigene Verhalten anpassen zu können . Gemeinsame Vision Um die Verpflichtungen aller Mitarbeiter und Führungskräfte auf die gemeinsamen Unternehmensziele auszurichten, ist eine gemeinsame Vision wichtig. Sie ermöglicht es den Menschen, sich selbst zu übertreffen. Neben klaren und realisierbaren Ziele, ist die Verpflichtungen der Mitarbeiter ebenso von Bedeutung. Das Wohlergehen des Unternehmens sollte immer die Grundlage des Handelns sein. Zusätzlich sollte das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen berücksichtigt werden, um den Erfolg des Unternehmens durch die Umsetzung der Vision zu erreichen. Team-Lernen Beim Team-Lernen geht es um die Entwicklung von Wissen in funktionsübergreifenden und heterogenen Teams und Gruppen, deren Qualität über die des individuellen Wissens hinausgeht. Daraus folgt, dass die Leistung eines Teams die eines einzelnen Mitglieds übertreffen kann. Das Team kann jedoch nur dann erfolgreich arbeiten, wenn sich die Arbeitspartner gegenseitig unterstützen und eine echte Kommunikation leben. Dies beinhaltet die Einrichtung effektiver Informationsprozesse und die Nutzung des Fachwissens jedes Teammitglieds. Eine offene und gezielte Kommunikation ist ebenso wichtig wie eine uneingeschränkte Zusammenarbeit. Systemdenken Das Systemdenken verbindet alle Disziplinen miteinander und spielt daher eine übergeordnete Rolle in lernenden Organisationen. Es ist notwendig, die Gesamtbeziehung und Interaktion in einer Organisation zu verstehen und das Potenzial für Veränderungen zu erkennen, damit eine informierte, zukunftsorientierte Strategie formuliert werden kann. Um komplexe Fragen zu klären und den Veränderungsprozess anzuregen, ist sowohl ein strukturierter als auch zielgerichteter Ansatz erforderlich. Unter Berücksichtigung der Marktentwicklung und der Kundeninteressen können Sie innovative Ansätze aufzeigen und verfolgen. Von der Idee zur Innovation Das Konzept der lernenden Organisation stellt ein
