Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, verliert das Unternehmen nicht nur den Mitarbeiter, sondern auch wertvolles Wissen. Um den Abgang von Wissen aus dem Unternehmen zu vermeiden, helfen verschiedene Konzepte beim Wissenstransfer im Unternehmen.
Mitarbeiter sammeln im Laufe ihres Arbeitslebens viel Wissen und wichtige Erfahrungen. Dieses Wissen ist für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es sichert den Erfolg. Dazu gehört beispielsweise, wie bestimmte Arbeitsprozesse ablaufen.
Wie kann Wissen im Unternehmen gesichert werden?
Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, kann Expertenwissen verloren gehen. Das Konzept des Wissenstransfers trägt dazu bei, Wissen zu sichern und an andere Mitarbeiter weiterzugeben. Dabei ist es wichtig, das Konzept an die Struktur im Unternehmen anzupassen und zu standardisieren. Zudem gibt es die Möglichkeit, den Wissenstransfer als festen Bestandteil der Unternehmensleitlinien einzuführen.
Methoden des Wissenstransfers
Es gibt verschiedene und zahlreiche Methoden um den Wissenstransfer sicherzustellen. Um Wissen zu dokumentieren und weiterzugeben, dienen Checklisten, Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen als Grundlage. Die Verwendung von Methoden ist hilfreich, die den Mitarbeitern einerseits das eigene Wissen verdeutlichen und andererseits dabei helfen, die Arbeitsabläufe zu reflektieren. Folgende Methoden werden in der Praxis häufig genutzt:
Altersgemischte Teams
Wie der Name schon sagt, ist ein altersgemischtes Team eine Arbeitsgruppe mit Mitgliedern aus verschiedenen Generationen. In diesem Umfeld können ältere Mitarbeiter ihr Wissen an junge Mitarbeiter weitergeben und auch umgekehrt von ihnen lernen. Der Wissenstransfer erfolgt einerseits durch den kontinuierlichen Austausch und andererseits durch die gemeinsame Bewältigung von Aufgabenstellungen.
Es gibt einen ständigen Wissensfluss zwischen erfahrenen und weniger erfahrenen Mitarbeitern. In der gemeinsamen Arbeit erfolgt der Wissenstransfer fast von selbst. Daher ist weder eine vorherige Analyse des zu übertragenden Wissens, noch eine besondere Überwachung erforderlich. Junge Mitarbeiter können schneller praktische Erfahrungen sammeln und sich schneller ins Thema, das Unternehmen und Arbeitsabläufe einfinden. Erfahrene Mitarbeiter profitieren von anderen Perspektiven auf vielleicht bereits eingefahrene Prozesse.
Teams gemischten Alters haben ein großes Potenzial. Sie kombinieren verschiedene Fähigkeiten: Neugier, aktuelles Fachwissen und neue Methoden der Jüngeren sowie Erfahrung, Qualitätsbewusstsein und soziale Integrität der Älteren. Dadurch ergeben sich vielfältige Perspektiven und neue Herangehensweisen zur Lösung von Herausforderungen. Die Effizienz der Gruppe nimmt zu.
Lerntandem
Das Lerntandem ist eine konzentriertere Form des Wissenstransfers. Erfahrene und unerfahrene Mitarbeiter arbeiten im Team zusammen, um bestimmte Aufgaben in begrenzter Zeit zu erledigen. Wenn die Fähigkeiten weniger erfahrener Mitarbeiter zunehmen, können sich erfahrene Mitarbeiter schrittweise aus der Position zurückziehen.
Sie können Lerntandems flexibel und ohne viel Vorbereitung in Ihrem Unternehmen einführen. Sie eignen sich besonders zur Übergabe von Schlüsselpositionen. Durch die enge Zusammenarbeit können Sie neue Mitarbeiter schneller trainieren. Sie können einen höheren Lernerfolg erzielen, weil sie sich besser an das Wissen erinnern können, das Sie durch konkrete Handlungen gewonnen haben.
Die Arbeit in Lerntandems erfordert gegenseitiges Vertrauen. Die Lernpartner müssen die Weitergabe von Wissen wollen. Wird diese Maßnahme von Vorgesetzten auferlegt, führt sie nicht zum erfolgreichen Wissenstransfer. Die Person, die ihr Wissen teilt, verliert dadurch ein gewisses Maß an Macht. Um Vertrauen aufzubauen, müssen bei der Kombination der Lernpartner die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Welche Mitarbeiter arbeiten gerne zusammen? Welche verstehen sich nicht?
Mentoring
Beim Mentoring werden unerfahrenere Mitarbeiter (Mentees) mit erfahrenen Mitarbeitern (Mentoren) zusammengebracht. Im Gegensatz zu Lerntandems haben die beiden Parteien keine gemeinsamen Aufgaben. Stattdessen fungiert der Mentor als Ansprechpartner und Ratgeber.
In einem begrenzten Zeitraum werden die Mentees in ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung unterstützt. Der Mentor kann den Mentee durch sein Netzwerk unterstützen, ihn wichtigen Entscheidungsträgern im Unternehmen vorstellen und ihm die internen Regeln und Besonderheiten des Unternehmens erklären.
Mentoring ist eine praktische und individuelle Personalentwicklungsmethode. Die Mentees erweitern ihr Fachwissen, indem sie sich mit den Kenntnissen, Fähigkeiten, Werten und Perspektiven des Mentors vertraut machen.
Diese Maßnahme eignet sich besonders für Nachwuchskräfte, die Sie auf eine Fach- oder Führungsposition vorbereiten wollen. Wenn zwischen dem Mentor und dem Mentee eine gute Beziehung besteht, kann sehr schnell eine hohe Lernerfolgsrate erreicht werden. Die Einarbeitung wird dadurch erleichtert. Der Mentee stellt auch durch das soziale Netzwerk, was ihm der Mentor zur Verfügung stellt, eine stärkere Verbindung zum Unternehmen her.
Eine Atmosphäre der Offenheit und des Vertrauens ist Voraussetzung für ein erfolgreiches Mentoring. Die Chemie muss passen. Besonderes Augenmerk sollten Sie auf die hierarchische Struktur legen. Die Praxis zeigt, dass Mentoring fehlschlägt, sobald eine Machtbeziehung zwischen den Teilnehmern entsteht. Wenn der Mentor der Ansicht ist, dass seine Position im Unternehmen gefährdet ist, kann dies zu Konflikten führen. Daher sollten Sie die möglichen Konfliktpotenziale bei der Zusammenstellung von Mentoring-Partnern berücksichtigen.
Ein gut funktionierendes Mentoring erfordert ein hohes Maß an Offenheit von den Teilnehmern und vor allem viel Input vom Mentor. Er sollte über soziale Fähigkeiten, jahrelange Berufserfahrung und eine gewisse Stellung im Unternehmen verfügen. Darüber hinaus muss dem Mentor die Unterstützung und Entwicklung des Mentees wichtig sind.
Lessons Learned
Lessons Learned sind Erkenntnisse, die auf tatsächlichen Erfahrungen basieren und von Mitarbeitern bei der Ausführung ihrer Arbeitsaufgaben gewonnen werden. Diese Erkenntnisse stammen sowohl aus positiven als auch aus negativen Erfahrungen und müssen entsprechend dokumentiert werden.
Lessons Learned können einen erheblichen Mehrwert für neue Projekte darstellen, beispielsweise durch die Vermeidung von Fehlern aus vergangenen Projekten. Diese Wissenstransfermaßnahme hilft dabei, Prozesse zu optimieren.
Wir empfehlen, den Projekt- oder Teamleiter mit der Vermittlung der Lessons Learned zu beauftragen. Die aktive Teilnahme einiger Teammitglieder ist ebenfalls erforderlich. Das gesamte Team muss über den Einsatz dieser Maßnahme und dem geplanten Vorgehen informiert sein.
Die Umsetzung beginnt mit dem Sammeln aller Erfahrung aller aktiv beteiligten Mitarbeiter. Dabei sind sowohl positive als auch negative Aspekte wichtig. Sie sollten die in jedem Projekt gesammelten Erfahrungen in regelmäßigen Workshops vorstellen und diskutieren . Wichtige Fragen, wie die folgenden können Orientierung geben:
- Was war das ursprüngliche Ziel?
- Hat sich die Zielsetzung verändert und wenn ja, inwiefern?
- Waren die Kompetenzen richtig verteilt?
- War die Vorgehensweise passend?
- Wo gab es Herausforderungen und Risiken? Hätten sie vermieden werden können?
- Was ist gut gelungen und kann auch in Zukunft weitergeführt werden?
Die Ergebnisse müssen gemeinsam analysiert und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.
FAQ-Sammlung
Eine FAQ-Sammlung ist eine Zusammenstellung von Antworten auf grundlegende und regelmäßig auftretende Fragen zu bestimmten Themen und Herausforderungen.
FAQ-Sammlungen können zur Lösung von Problemen und zur Beseitigung von Unklarheiten beitragen. Dies macht es einfacher, Doppelarbeit und Fehler zu vermeiden. Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden. All diese Aspekte sind untrennbar mit der Zeit- und Kostenersparnis des Unternehmens verbunden. Es ist wichtig, dass Sie die Fragen-Sammlung kontinuierlich erweitern und aktuell halten.
Unternehmens-Wiki
Wikis unterstützen den Aufbau und Austausch von Wissen in einem gemeinsamen Forum. Ob es sich um einen Erfahrungsbericht über den Verkauf neuer Produkte oder um die wichtigsten Daten des Kunden handelt – das interne Wiki kann all diese Informationen bereitstellen. Hier werden allgemeingültige und für die Zukunft relevante Informationen gesammelt. Darüber hinaus können neue Entwicklungen festgehalten werden.
Wissenstransfer in der Unternehmenskultur verankern
Die Führungskräfte in Unternehmen haben die Verantwortung dafür, den Wissenstransfer im Team sicherzustellen. Sie sollten ein Konzept entwickeln und eine Organisationskultur schaffen, in der der Wissenstransfer verankert ist. Sie sind auch dafür verantwortlich zu prüfen, ob das Konzept umgesetzt wird.
Fazit
Die Vorteile vom Wissenstransfer in Unternehmen sind klar: Das relevante Wissen bleibt im Unternehmen. Die Stärken der Mitarbeiter können sich ergänzen und so die Innovationsfähigkeit verbessern. Neue Kollegen sind einfacher zu schulen und stellen eine engere Beziehung zum Unternehmen her.
